Regulamin zajęć w KOK

Regulamin udziału w zajęciach prowadzonych przez

KOŚCIAŃSKI OŚRODEK KULTURY W KOŚCIANIE

w związku z realizacją zadań statutowych

I. INFORMACJE OGÓLNE

1. Kościański Ośrodek Kultury w Kościanie, zwany dalej KOK, reprezentowany przez Dyrektora, jest organizatorem statutowej i szerokiej działalności kulturalnej, w tym zajęć edukacji kulturalnej tj. warsztatów, sekcji, form artystyczno-kulturalnych, zwanych dalej zajęciami, adresowanych do dzieci, młodzieży, dorosłych.

2. KOK na mocy Statutu KOK nadanego Uchwałą Nr XXII/223/13 z dnia 21 marca 2013r.  prowadzi wielokierunkową działalność w dziedzinie rozwoju i upowszechniania kultury, w szczególności opartą  na zaspokajaniu potrzeb kulturalnych oraz zainteresowań, wychowaniu poprzez sztukę, edukację kulturalną, organizowaniu działalności artystycznej w postaci kół, klubów zainteresowań, sekcji, zespołów, kursów, pracowni, warsztatów oraz innych.

3. Działalność, o której mowa powyżej prowadzona jest wśród Mieszkańców Gminy Miejskiej Kościan oraz osób przebywających na jej terenie bądź działalność poza tym terenem w przypadku wyjazdów studyjnych.

II. ORGANIZACJA ZAJĘĆ

1. Zajęcia prowadzą instruktorzy, animatorzy, specjaliści KOK bądź/i osoby wskazane przez Dyrektora KOK zwane dalej Prowadzącymi, wg autorskich programów, zleceń czy/i na zasadach odrębnych przepisów i umów.

2.Czas trwania zajęć oraz ich terminarz w miarę możliwości jest konsultowany z uczestnikami oraz dostosowywany do możliwości kadrowych, lokalowych i kondycji psychomotorycznych uczestników. Terminarz ostatecznie zatwierdza Dyrektor KOK po konsultacji z prowadzącym.

3. Zajęcia odbywają się wg harmonogramu dostępnego w siedzibie oraz na stronie internetowej KOK, platformie Bilety24. KOK zastrzega sobie prawo do zmian niniejszego Regulaminu, grafiku zajęć, cen, programu, prowadzących także w trakcie sezonu artystycznego.

4. Odwołanie, przeniesienie lub odpracowanie zajęć może nastąpić po wcześniejszym powiadomieniu uczestników, rodziców/opiekunów uczestników zajęć po konsultacji z Prowadzącym.

5. Uczestnicy zajęć wyrażają chęć uczestnictwa w organizowanej formie spędzania czasu wolnego oraz spełniają kryteria szczegółowe (jeśli są określone).

6. Warunkiem uczestnictwa w zajęciach jest wypełnienie zgłoszenia na platformie Bilety24.pl lub/i karty uczestnika zajęć (załącznik 1), dostarczenie jej do siedziby KOK oraz uiszczenie opłaty (jeśli jest wymagana) oraz regularne uczestniczenie w zajęciach oraz udział w występach, przeglądach, festiwalach etc. Kartę w imieniu uczestników małoletnich wypełniają rodzice/opiekunowie (załącznik nr 2).

7. Zajęcia mogą być prowadzone w sezonie artystycznym w okresach wrzesień-czerwiec oraz sezonie wakacyjnym lipiec-sierpień. O możliwości dołączenia do grupy nowego uczestnika w trakcie sezonu decyduje prowadzący zajęcia.

8. Materiały potrzebne do zajęć, w miarę posiadanych środków i możliwości zapewnia KOK. Dopuszcza się ze względu na charakter zajęć, dodatkowe zaopatrzenie w materiały przez uczestnika bądź dodatkową opłatę. KOK/Prowadzący mogą zlecić uczestnikom zajęć o przyniesienie określonych elementów garderoby, rekwizytów etc. np. do układów tanecznych, przedstawień teatralnych.

9.Wszystkie prace wykonane na zajęciach są własnością KOK, który zastrzega sobie prawo do gromadzenia i archiwizacji części prac do celów wystawienniczych i innych.

10. KOK może kierować działalność uczestników, za ich/opiekunów zgodą na konkursy, przeglądy, plenery, wystawy, inne celem promocji osiągnięć i rozwoju predyspozycji.

11. Uczestnik, który bez usprawiedliwienia opuści 4 zajęcia następujące po sobie, zostaje skreślony z listy uczestników zajęć, a jego miejsce może zająć inna osoba zainteresowana zajęciami.

12. W przypadku, gdy z przyczyn losowych bądź innych zajęcia nie mogą się odbyć, KOK powiadamia uczestników o odwołaniu zajęć lub ich przeniesieniu na inny termin informacją w mediach społecznościowych KOK niezwłocznie po stwierdzeniu faktu bądź/i za pomocą innych środków przekazu. Prowadzący rozsyłają informacje poprzez Bilety24.pl

III. BEZPIECZEŃSTWO i ZASADY OGÓLNE

1. Ze względów szczególnych, bezpieczeństwa i innych, uczestnicy zajęć mogą być podzieleni na grupy odpowiednio liczebne oraz wg dobranych kryteriów. Ilość miejsc w grupach może być ograniczona. Liczebność wyznaczana jest charakterem zajęć i wskazaniem prowadzącego po konsultacji z Dyrektorem KOK. W przypadku zapełnienia się grupy na zasadzie kolejności zgłoszeń, lista zostaje zamknięta. Istnieje możliwość wprowadzenia listy rezerwowej. Osoby te, w pierwszej kolejności są powiadamiane o zwalniających się miejscach.

2. Na zajęcia należy przychodzić nie wcześniej niż 10 minut przed czasem ich rozpoczęcia. Uczestnicy samowolnie nie mogą przebywać w pomieszczeniach KOK. Do godziny rozpoczęcia zajęć w KOK uczestnicy niepełnoletni przebywają wyłącznie w obecności rodzica/pełnoletniego opiekuna.

3. KOK nie ponosi odpowiedzialności za zniszczenie własności uczestników zajęć (dotyczy np. zabrudzeń ubrań podczas zajęć plastycznych) bądź zagubienie przez uczestników ich własności. Uczestnicy odpowiadają za swoją własność i podejmują czynności chroniące ją (w związku z tym np. uczestników obowiązują fartuszki ochronne lub strój odpowiedni do charakteru zajęć, pozostawienie rzeczy wysokocennych w domu)

4. W przypadku występowania u uczestnika alergii/na niektóre farby, kleje, trawy itp./, problemów zdrowotnych lub innych, rodzic/opiekun zobowiązany jest do powiadomienia KOK, Prowadzącego pisemnie na oświadczeniu, o którym mowa powyżej.

5. Wszystkie osoby przebywająca na terenie KOK obowiązane są do przestrzegania zasad współżycia społecznego względem współuczestników zajęć i pracowników KOK, Prowadzącego, BHP i stosowania się do przepisów przeciwpożarowych.

6. Każdy uczestnik zajęć zobowiązany jest do poszanowania mienia własnego, cudzego i KOK. Za szkody wyrządzone w mieniu KOK w przypadku osób niepełnoletnich odpowiedzialność ponoszą rodzice/prawni opiekunowie tej osoby.

7. Uczestnicy szczególnie odpowiedzialni są za utrzymywanie w dobrym stanie powierzonych strojów, rekwizytów i innych akcesoriów zw. z charakterem zajęć oraz są zobowiązani do zwrócenia kompletu akcesoriów w nienagannym stanie w terminie wskazanym przez prowadzącego.

8.Uczestnicy zajęć zobowiązani są do dbałości o porządek w pracowniach/salach, w których odbywają się zajęcia na zasadach uznanych przez prowadzącego zajęcia. Na zajęciach tanecznych obowiązuje strój sportowy obejmujący także czyste sportowe obuwie.

9. Uczestnikom zajęć nie wolno opuszczać pomieszczenia, w którym odbywają się zajęcia bez wiedzy i zgody prowadzącego, a w przypadku zajęć w plenerze obowiązują zasady podane do wiadomości przez prowadzącego zajęcia.

10. W trakcie zajęć obowiązuje zakaz używania telefonów komórkowych oraz spożywania posiłków i napojów (chyba, że Prowadzący uzna inaczej, lub tego wymaga charakter zajęć). Bezwzględny jest zakaz spożywania alkoholu, palenia tytoniu, papierosów elektronicznych i stosowania innych używek.

11. KOK zastrzega sobie prawo do wykorzystywania i przetwarzania danych osobowych, wizerunku, zdjęć i nagrań filmowych w celach informacyjnych, promocyjnych i innych związanych z działalnością KOK. Zgoda uczestnika wyrażona jest pisemnie na karcie wg Załącznika nr 1. W imieniu osób nieletnich zgodę podpisuje rodzic/ opiekun prawny.

12. Uczestnicy rażąco naruszający regulamin, utrudniający innym korzystanie z zajęć i nieprzestrzegający obowiązujących przepisów porządkowych mogą zostać skreśleni z listy uczestników zajęć, jeśli nie odniosą skutku trzy wcześniejsze słowne upomnienia uczestników. O sytuacji każdorazowo telefonicznie informowani są rodzice/opiekunowie uczestnika.

13. Podczas zajęć uczestnik znajduje się pod opieką prowadzącego. Zgłasza swoją obecność podczas czynności sprawdzania przez prowadzącego stanu liczebności grupy. Odpowiedzialność prowadzącego za opiekę kończy się z chwilą zakończenia zajęć.

14. Rodzic/opiekun na obowiązek osobistego odbioru uczestnika, chyba, że pisemnie oświadczył inaczej.

15. Uczestnicy zajęć nie są obejmowani dodatkowym ubezpieczeniem. Ubezpieczenie uczestnika leży po stronie rodzica/opiekuna.

IV. ZASADY SZCZEGÓLNE, RODO

W związku z art. 13 ust. 1 i 2 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO) informuję, że:

- administratorem danych jest Kościański Ośrodek Kultury, ul. Mickiewicza 11, tel. 655120575, kok@koscian.eu 
- dane osobowe w zakresie: imienia, nazwiska, stanowiska, numeru telefonu, adresu e-mail oraz innych danych znajdujących się na wizytówce lub korespondencji, przetwarzamy w celu nawiązania i utrzymania kontaktów biznesowych, przesyłania informacji handlowych lub ofert w odpowiedzi na Pani/Pana zapytania, budowania relacji biznesowych;
- podstawa prawna działania: art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli prawnie uzasadniony interes administratora, jakim jest budowanie i utrzymywanie kontaktów biznesowych;
- dane podają Państwo dobrowolnie, jednakże ich niepodanie może uniemożliwić nawiązanie kontaktu biznesowego; 
- odbiorcami danych będą podmioty wspierające administratora w obsłudze administracyjnej, informatycznej i prawnej; dane nie będą przekazywane do odbiorców w państwach trzecich i nie będą na ich podstawie podejmowane zautomatyzowane decyzje ani profilowanie;
- dane będziemy przetwarzać przez okres niezbędny do realizacji celów przetwarzania, o których mowa powyżej, lub do momentu wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania; 
- przysługują Państwu prawa: żądania dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania oraz do sprzeciwu wobec przetwarzania, które w stosownych przypadkach przepisy mogą ograniczyć, a także prawo wniesienia skargi do Prezesa UODO (uodo.gov.pl), jeśli sądzą Państwo, że przetwarzanie Państwa danych narusza RODO; 
- w sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz realizacji powyższych praw można kontaktować się z wyznaczonym inspektorem ochrony danych przez e-mail:        szymon.slusarek@koscian.eu      
 

V. OPŁATY

1. Udział w wyznaczonych zajęciach jest odpłatny. Decyzję o wysokości opłaty za udział w poszczególnych zajęciach ustala Dyrektor KOK lub/i Prowadzący. Odpłatność może być naliczana pojedynczo za zajęcie bądź opłata jest naliczana bez względu na ilość zajęć w miesiącu wg ustalonej stawki. Możliwe jest określenie zagwarantowanej ilości zajęć w danym sezonie w danej sekcji.

2. Warunki naliczania opłaty są ustalone wzgl. poszczególnych zajęć. Nie są prowadzone odliczenia ze wzgl. na absencję uczestnika. Wyjątek stanowi choroba uczestnika zajęć trwająca powyżej 14 dni, udokumentowana zaświadczeniem lekarskim i zgłoszona Prowadzącemu na dzień przed planowanymi zajęciami. W innych przypadkach opłata jest pobierana.

3. Dokonywanie płatności:

a) przez PLATFORMĘ BILETY24.PL na indywidualne logowanie lub w uzasadnionych przepadkach gotówką/kartą w kasie KOK.

b) Płatność dokonywana jest z góry - z zachowaniem terminu płatności PRZED PIERWSZYMI ZAJĘCIAMI W DANYM MIESIĄCU. Dokonanie płatności gwarantuje zapisanie uczestnika na zajęcia i rezerwacje miejsca.

4. W przypadku rezygnacji z zajęć w dowolnym momencie wpłaty nie są zwracane.

5. Uczestnik, który nie wniósł opłaty lub z nią zalega, nie może brać udziału w zajęciach.           

6. Brak wpłaty za cały miesiąc bez usprawiedliwienia traktowany jest jako rezygnacja z zajęć.

VI. INFORMACJE KOŃCOWE

1. Wyrażenie przez rodzica/opiekuna zgody na uczestnictwo dziecka w zajęciach, zobowiązuje go do przestrzegania niniejszego Regulaminu, pod rygorem wykreślenia uczestnika z zajęć i jest jednoznaczne z akceptacją Regulaminu. W przypadku braku zgody uczestnik nie jest dopuszczony do udziału w zajęciach.

2. KOK wystawia zaświadczenie o uczestnictwie w zajęciach na prośbę zainteresowanego.

3. Decyzje w sprawach nieujętych w niniejszym regulaminie rozstrzyga Dyrektor KOK